沈阳会议服务公司:酒店会议服务运营管理

2020-06-19  来自: 沈阳东鑫惠达会议服务有限公司 浏览次数:2247

      随着会展市场的日益成熟,酒店会议逐渐增多,对服务水平、服务规范、服务质量上的要求增加,由于会议服务的特殊性,具有以下特点,接下来由沈阳会议服务公司的小编来告诉大家吧!

会议种类多,会议方式多样化,灵活性强,需要酒店根据会议形式,提供个性化服务;

会议团队参会人员多、涉及面广,在酒店实行会议、住宿、餐饮、娱乐等一系列活动,需要酒店在会议过程中优化会议服务流程,提供快速、周到的服务,来满足客户的需求;

会议规模大,而会务人员少,大量准备工作来不及做,需要各个部门协助完成;会议期间客户活动多,日程安排紧凑,就餐时间集中、用量大,要求餐饮供应准时,及时、高效为客户提供服务;

会议服务的上述特点决定了在会议服务运营管理过程中,酒店需要对会议服务运营过程及其运营系统的设计、计划、组织和控制。为了提高酒店会议服务的运营效率,酒店在接待会议团队时,需要采取以下策略:

建立以客户为中心的会议柔性组织

会议经理在会议服务过程中,以客户需求为导向,有相当的自主权和主动性,有权合理调配部门的人力、物力,以做出快速的反应;会议金钥匙(与客户接触的销售人员)是会议组织的轴心,串接各部门的会议产品和服务,向宾客提供全过程、全天候的服务。

会议服务流程优化

酒店在会议服务过程中,优化关键服务流程,提高会议服务运营效率。

(1)入住

会议团队到达酒店时,由服务人员指引顾客到总台,到达总台后,前台接待主动协助领队确认,并做好团队其他顾客的接待工作,由于会议团队顾客数量多,大量顾客在大堂喧哗,影响酒店正常工作,给其他顾客带来不好影响,需要带领团队顾客落座休息,加快团队入住办理速度。

(2)会议接待

会议筹备阶段酒店需要做好细致的准备工作,根据客户对会议的要求,做好会场布置,对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备等会议设施认真调试,准备需用的会议用品。在会议召开前期,顾客一般会提前到达并等待,此时酒店需要安排便利场所让顾客休息;在召开会议阶段,工作人员要主动配合会议组织者,加强协调与配合,认真做好各个环节的衔接,做到随机应变,按需行事,确保会议万无一失。

(3)餐前准备

在为会议团队客户提供餐饮服务时,由于参会人员多,有不同的需求,酒店应在菜肴品种不断创新,推出新的有吸引力的菜肴;会议期间顾客活动多,日程安排紧凑,用餐量大,酒店在餐饮上应针对会议顾客用餐量大的需求,增加菜量,为他们提供营养菜肴,满足体能的要求。会议一般要召开三至五天,为保持餐饮对会议客户的新鲜感,菜单要避免、重复;烹调方法和宴会形式根据会议活动、需要灵活安排自助餐、正式宴会等形式,增强餐饮对顾客吸引力。

(4)用餐期间管理

由于会议客户人数多,就餐时间集中,需要合适的上菜速度,需要服务员根据桌面菜品的数量、 菜肴的加工时间以及客户的就餐情况等,掌握供餐时间,随时为厨房进行提醒服务,与厨房工作人员配合,提高上菜速度,提供高效率服务。由于会议客户就餐人员多,标准比较高,且容易出现突发情况,要求餐饮部门细化服务内容,接待前及时对会议情况进行各方面掌握,并且合理的进行服务人员调配,由专人全场跟踪用餐情况,监督服务员的服务态度、服务效率及服务质量,及时协调就餐中出现的问题。

(5)退房

会议团队离店时,由于人数多,用房多,查房时间较长,容易造成大量顾客停滞前台,给前台工作带来较大压力,影响其他客户办理手续。酒店在为会议团队退房前,应及时联系会议组织者,掌握会议团队离店日期和时间,安排顾客分批次退房,错开集体退房,并及时联系前厅部与管家部,增加服务员工或安排熟练员工,提前安排查房,做好相关准备工作,避免过多顾客积压在前台的现象,保证顾客满意离店。酒店在会议接待过程中,以客户需求为导向,有效整合并合理配置,各部门团结协作,密切配合,在会议客户的报到、用房、用餐、会议等一系列服务中优化会议服务流程,提供快速、周到的服务,提高会议服务运营管理效率,满足客户需求。

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